Wo bleibt das Management, wenn man es braucht?

Ein Dokumenten-Management-System ist dazu da um Belege abzulegen und zu verwalten. Das Wort: „Management“ lässt sich darin aber nicht wirklich wiederfinden. Viele Fragen bleiben im Arbeitsalltag unbeantwortet: Wer hat wie viele Belege auf dem Deckel? Wer oder was hängt alles mit diesem Beleg zusammen? Welche und wie viele Belege sind noch offen? Der Überblick geht schnell verloren und offene Belege bleiben liegen.

Wer kennt es nicht…

Sie bekommen eine Rechnung. Üblicherweise wird diese dann gescannt und in das DMS importiert. Im besten Fall können Sie die Fälligkeit der bevorstehenden Buchung einstellen, damit sie dann vom Kollegen weiterbearbeitet werden kann.

Aber was tun Sie, wenn genau dieser Kollege krank ist? Wie wird die Rechnung nun weiterbearbeitet? Woher weiß ein anderer Kollege nun was zu tun ist? Wie kann man sich alle offenen oder rabattierten Belege gebündelt anzeigen lassen? Wie können Sie die unnötigen Mahnungen schon im Vorhinein vermeiden?

Geben Sie der Aufgabe einen Namen

Wir haben erkannt, dass Aufgaben viel schneller und zuverlässiger bearbeitet werden, wenn Sie einem Verantwortlichen zugeteilt werden.

Damit auch die Kollegen ohne großen Aufwand einspringen können, werden Status verwendet, die anzeigen was als nächstes gemacht werden soll.

Auch die offenen Belege kann man sich in einer Liste anzeigen lassen. Wenn man beispielsweise die offenen Rechnungen einer bestimmten Firma sucht, kann man diese nun ganz leicht rausfiltern.

Außerdem wird man durch die Mind-Map in der Adress-Maske automatisch darauf hingewiesen wie viele Belege an dieser Adresse hängen.

Diese Funktionen kann der Business Browser Ihnen neben Ihrem normalen DMS System bieten. Durch die Integration des DMS als Datenquelle lassen sich sowohl die alten als auch die neuen Daten anzeigen und direkt bearbeiten.

Workflow-Stau-Finder

Ein weiterer Nachteil an einem herkömmlichen DMS ist der „Workflow-Stau“. Man erstellt Aufgaben mit Hilfe eines Workflows um dem Kollegen zu sagen was seine Aufgabe ist. Wenn dieser aber nach dieser Aufgabe den nächsten Schritt nicht macht oder schlicht und einfach nicht da ist, kann es zu einem Stau kommen.

Durch übersichtliche Diagramme kann man sich die offenen Belege pro Benutzer anzeigen lassen. Man weiß sofort wo man nachhaken oder einspringen muss.